Ongeveer twee jaar geleden begon Ymor met performancetesten (Yvalidate) binnen de Gemeente Amsterdam. Ze onderwerpen een hele trits aan applicaties aan loadtests en stresstests, om te kijken of die voldoen aan onze wensen. Een half jaar daarna werd hun dienstverlening uitgebreid met Ymonitor.
Gemeente Amsterdam omvat 44 organisaties waar ruim 14000 mensen werken. Recent is de personeelsfunctie binnen de stad gecentraliseerd in wat bij ons ‘Servicehuis Personeel’ heet. De HR-mensen werkzaam bij de diverse diensten, stadsdelen en bedrijven van de Gemeente Amsterdam, zijn samengevoegd in dat Servicehuis Personeel. Hierdoor beschikken de meeste onderdelen binnen de gemeente niet langer over lokale personeelsfunctionarissen. Om dat te ondervangen is er een selfserviceportal gebouwd: MijnPersoneelsnet. Dit portaal slaat een brug tussen de ambtenaren van de stad en het servicehuis. Hier kan elke Amsterdamse ambtenaar allerlei HR-handelingen zelf doen, van het invoeren van zijn eigen declaraties tot het aanvragen van verlof. In totaal worden er nu elf processen online gefaciliteerd.
De gebruiker werkt met één interface. Daarachter zijn zeker vijf grote applicaties werkzaam. Personeelsprocessen zijn niet kritisch in de zin dat de Gemeente Amsterdam omvalt wanneer er een dag bijvoorbeeld geen declaraties kunnen worden ingevoerd. Toch kan het enorm veel imagoschade opleveren wanneer het salarisadministratiesysteem problemen heeft, waardoor uitbetalingen vertraging oplopen. Onlangs werd in de media uitvoerig verslag gedaan van de storing in de applicatie DPG (Dienst Persoons Gegevens). Daardoor konden er enige tijd geen nieuwe paspoorten en rijbewijzen worden aangevraagd. Dit soort berichtgeving wil je absoluut voorblijven omwille van het imago en om de acceptatie van de applicatie door de eindgebruikers.
We hebben de organisaties in tranches op het nieuwe systeem aangesloten. Toen we daarmee begonnen, waren er nog maar drie processen operationeel. Het is enorm belangrijk om op voorhand te controleren of een applicatie de load wel aankan. We weten nu heel goed wat we aan load genereren. Er wordt aan gedacht om nabijgelegen gemeentes, of diensten als de Brandweer en de GGD ook op het systeem aan te sluiten. Ook zullen er meer processen bijkomen. Met goede loadtests kunnen we uitstekend voorspellen hoe zwaar de belasting van de systemen zal zijn, en of die dat aankunnen.
Voordat we live gingen informeerde ik bij onze ICT wat de applicatie moest kunnen en hoe ze dat zouden gaan testen. Daar hadden ze geen antwoord op. Een van de applicaties moest het verlof, de declaraties en de verloning verzorgen van 14.000 ambtenaren. Volgens mij waren de risico’s van niet testen veel te groot. Je krijgt enorme imagoschade als je een applicatie in gebruik neemt die bij de eerste drie gebruikers al omvalt. Dat was het doorslaggevende argument om Ymor in te huren. Ik kende ze al uit mijn HP-tijd. Toen ze ook via het netwerk van het Servicehuis Personeel naar voren kwamen, hoefde ik alleen maar te beamen dat die jongens wisten waar ze mee bezig waren.
We kozen met Ymor voor een onafhankelijke partij. Als een van de bouwende partijen hun eigen software gaat testen, is het alsof je de vos het kippenhok laat bewaken. Eventuele fouten in de testfase zullen ze namelijk eerst in de schoenen van andere applicaties willen schuiven, waardoor je te makkelijk op een verkeerd spoor terecht kunt komen. Ymor kon de korte implementatietijd waarmaken, ze hadden een goede naam in de markt, goede software, goede kennis en goede producten. Ondanks de tijdsdruk die erop stond, hebben ze dit allemaal waargemaakt. We hebben het hier over een complexe omgeving, dus natuurlijk hebben zij ook moeten leren. Maar het feit dat ze inmiddels al ruim twee jaar bij ons rondlopen, zegt genoeg.
Uiteindelijk wil ik ernaar toe dat we een interne architect in dienst krijgen die alle structuren en interfaces op een rijtje heeft. Wanneer tijdens een performancetest bijvoorbeeld naar voren komt dat een errorlog veel te snel volloopt, dan wil je direct doorpakken. Nu gaan we met de aanbevelingen van Ymor naar de betrokken leverancier met het verzoek een probleem op te lossen of verbetering door te voeren. Het Servicehuis Personeel is een personeelsorganisatie. Wij hebben verstand van Personeelsprocessen en uiteindelijk hebben wij geen verstand van ICT . Daardoor missen we de autoriteit en de juiste kennis en gaat er veel tijd verloren aan discussies met leveranciers over de cijfers van Ymor. We hebben bij Ymor het verzoek neergelegd om te kijken hoe zij daar in de toekomst invulling aan kunnen geven.
De mensen van Ymor zijn bijzonder dienstbaar en flexibel. Mede doordat wij ook een lerende organisatie zijn, vragen we veel. Maar altijd, zelfs op onmogelijke tijden, kunnen we succesvol een beroep doen op hun inzet. Ook over de Ymonitor dienstverlening ben ik erg goed te spreken. Ongetwijfeld zijn er dienstverleners die iets soortgelijks aanbieden, maar het volledige pakket dat je van Ymor krijgt is uniek, echt uniek! Het hele concept verkoopt zichzelf binnen een minuut. Het sluit perfect aan bij hoe het servicehuis Personeel haar dienstverlening wil positioneren.
Het is enorm belangrijk dat we over de snelheid en beschikbaarheid van applicaties nu een onafhankelijk praatstuk hebben. Het enige wat we in het verleden communiceerden was de uptime van de servers. Niet zo gek dat medewerkers zich hier helemaal niet voor interesseerden, want wat zegt de uptime van een server nou helemaal? Wat je wilt weten is wat de eindgebruiker ervaart. Met de cijfers van Ymor en onze eigen streefwaarden kunnen we nu heel goed reageren op klachten over trage systemen. Bovendien zijn die cijfers bijzonder behulpzaam in het aansturen van leveranciers.
Wij stellen de informatie uit de performancemetingen beschikbaar voor de hele stad. Iedereen kan dus precies hoe snel of hoe traag applicaties zijn. Dat neemt niet weg dat mensen wensen blijven houden over de snelheid en beschikbaarheid van applicaties. Maar in ieder geval hebben we daar geen schimmige discussies meer over. De norm die wij hanteren is helder en ook de metingen liegen niet.
